Sokszor leírtuk már, hogy a hoszting tárhely mellé minden esetben jár a saját postafiók és levelezés, tehát ha van egy domained, és hozzá bármilyen kis tárhelyed, beállíthatsz magadnak a domainhez kapcsolódó email-címeket (1-től 500-ig, az egyedi beállításoktól függően). A cPanel vagy Directadmin rendszerben pedig ugyanúgy néhány kattintás egy új email-címet létrehozni, majd az IMAP és SMTP szerver adatokkal az email kliensünkbe ezt felvinni, mint bárhol máshol. Akkor vajon miért viszik ezt a levelezést a cégek a Microsoft vagy Google Workspace alá?

Egy klasszikus, jól beállított hoszting e-mail (IMAP + SMTP + SPF/DKIM/DMARC + webmail) tökéletesen alkalmas üzleti levelezésre. Beállítása egyáltalán nem nehéz, laikusok is végigpötyögethetik, vehetnek fel új címeket, menedzselhetik a jogosultságokat. Hogy akkor miért mennek tömegek Microsoft 365 / Google Workspace irányba, a legtöbb esetben nem technikai alapfunkció, hanem üzemeltetési, integrációs és kockázatkezelési kérdés.

Az első és legfontosabb szempont általában egy megérzés: ha a Microsoft vagy a Google biztosítja a levelezést, az megszokott, ismert, és általában véve biztosra vehetem, hogy leveszik a terhet a vállamról. Egy átlagos cégvezető nem járt még cPanelben, nem is szeretne, de egy másik admin rendszerben, amit a felhőóriások üzemeltetnek, már szívesebben kísérletezik.

Úgy érzi, az inkább neki készült.

Általános az a jelenség is, hogy a megrendelők nem tudják, miben számíthatnak egy tárhelyszolgáltató segítségére. Nos, ha jó tárhelyszogláltatót választunk, akkor sokkal többen, vagy ugyanabban, de sokkal gyorsabban és hatékonyabban, mint a Google vagy a Microsoft esetében. Mivel azonban ez nem evidens, így inkább az óriásvállalatokhoz mennek.

Annak ellenére, hogy sem az óriásvállalatoknál, sem egy magyar tárhelyszolgáltatónál a megrendelőnek kell kitalálnia, miért állt le a levelezés, ha leállt. Nem neki kell megvizsgálni a szervereket, hogy megkeresse a problémát. Sőt, egy jó ügyfélszolgálattal rendelkező magyar szolgáltató probléma esetén azonnal elérhető, és meg is oldja az ilyen eseteket. Amit nem tudnak megoldani, az épphogy az olyan eset, amikor a levelezés máshol kezelt.

Akik tudatosabban választanak, azok más előnyök miatt mennek inkább a Microsoft vagy a Google felé. Egy ilyen érv lehet például az, hogy egy helyen akarják tudni a közös naptárat, a felhő alapú drive-ot, egy dokumentumszerkesztőt, a videóhívásokat és chatet. A spamek kezelése is hatékony lehet: akár a spam-szűrők alkalmazására, akár a saját levelek esetében annak biztosítására, hogy azok NE akadjanak fel a spam-szűrőkön. Ezeknek a szolgáltatóknak kiemelt reputációja van a többi levelezőrendszer „szemében”. A mesterséges intelligencia levélkezelése, az ilyen típusú levélkeresés pedig szintén vonzó lehet azoknak, akik nem tartanak attól, hogy a leveleiket ilyen LLM-ek nézik át.

Amiről kevésbé esik szó, hogy noha például a Microsoft brutális védelmet ad (kötelező MFA, conditional access, phishing védelem, account anomaly detection, audit logok, DLP, retention policy), ám abból a szempontból ez az irány visszás, a leveleket egyéb szolgáltatások is elemzik, indexelik vagy egyéni, általunk esetleg nem kívánt célokra használják fel — ami vállalati szempontból adatvédelmi kockázat.

Alapvetően a két lehetséges út azoknak, akik komplett szolgáltatáscsomagban gondolkoznak:

1. Beviszem a levelezést egy nagy szolgáltatóhoz, és havidíjért mindent egy helyen kezelek.
2. A levelezést a tárhelyemen tartom, hogy afelett nagyobb kontrollom legyen, és az egyes kollaborációs szolgáltatásokra kiválasztom mindig azt a szolgáltatót, aki a legjobb szoftvert vagy a legolcsóbb megoldást kínálja.

Előbbi kényelmes. Utóbbi esetében jobban védhetjük az adatainkat bizonyos szempontból, valamint a hozzánk leginkább illő szoftvert használhatjuk.

Bármelyiket is válasszuk, minden a domain regisztrációval kezdődik.